Настольная книга нотариуса
Шрифт:
По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).
Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.
Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).
Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (приложение 1, форма N 7), и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.
Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.
Примерная номенклатура дел (нарядов)
нотариальной конторы (нотариуса)
I. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы
I-1. Приказы и указания Министерства юстиции РФ, министерства (управления) юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.
I-2. Документы финансовой и хозяйственной деятельности.
I-3. Статистические отчеты.
I-4. Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы.
I-5. Протоколы производственных совещаний.
I-6. Приказы, трудовые договоры и другие документы по личному составу.
I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.
I-8. Переписка с учреждениями и организациями.
I-9. Заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них.
I-10. Номенклатура дел нотариальной конторы.
I-11. Описи документальных материалов, сданных в архив.
I-12. Журнал регистрации входящей корреспонденции.
I-13. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.
I-14. Книга жалоб и предложений.
I-15. Журнал учета вызовов нотариуса на дом.
II. Совершение нотариальных действий
II-1. Договоры о возведении жилых домов.
II-2. Договоры об отчуждении недвижимого имущества и документы, на основании которых они удостоверены.
II-3. Договоры о залоге имущества и документы, на основании которых они удостоверены.
II-4. Прочие договоры.
II-5. Доверенности.
II-6. Нотариально удостоверенные завещания.
II-7. Наследственные дела.
II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов 111 .
II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.
II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.
II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.
111. Если свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, оно подшивается в наследственное дело.
II-12. Документы по совершению депозитных операций.
II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.
II-14. Акты о морских протестах.
II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.
II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.
II-17. Личные дела юридических лиц.
II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.
II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.
II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.
II-21. Реестры для регистрации арестов, наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами.
II-22. Книга учета наследственных дел.
II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.
II-24. Алфавитная книга учета завещаний.
II-25. Алфавитная книга учета арестов, наложенных на недвижимое имущество.
II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.
II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.
§ 5. Хранение документов в нотариальной конторе и подготовка их к последующему хранению в государственном архиве
Нотариальные документы – свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.
В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.
Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.
По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.